المساعد الشخصي الرقمي

مشاهدة النسخة كاملة : أفكار مفيدة لتنظيم مكتبك


ghizlane/momo
30-04- 2008, 08:09 PM
كلنا يضع أوراقه بصورة غير منظمة ، وذلك بسبب غفلتنا أو عندما نجلس على المقاعد نحرك الأوراق من طرف الى آخر وأهم ما تقوم به للإستفادة من الوقت هو التنظيم ، فليس ضرورياً لمكتبك إن كان مرتباً ونظيفاً أنك لم تعمل
بل المهم لك أن توجد نظاماً تضع به كل شيء تحتاجه بطريقة تسهل لك الوصول اليه عندما تحتاجه

نظم مكتبك

هل كل شيء تحتاجه مرتب لأداء العمل ؟ هل تمتلك الآلية الصحيحة لأداء العمل ؟ الالية وطريقة تقديمها لاستعمالك وكيفية تنظيمها هي مفاتيح لإدارة الوقت

نظم الأسياء التالية في مكتبك

1- نظم طاولتك : هل الوراق متناثرة على مكتبك ؟ لو جاء مسئولك وسألك عن شيء محدد أو ملف ، هل تسطيع استخراجه خلال دقائق ؟ أو تستغرق منك طوال اليوم للخروج بدون فائدة

اذا كنت منظماً ستضع يدك على المعلومات المطلوبة خلال دقائق ، لا تقلق كيفما يبدو مكتبك فالنظافة ليست مهمة ولكن المهم هو التنظيم ، فبعض الناس لا يستطيعون العمل إلا اذا كانت كل الملفات داخل الخزانة

2- حول مكتبك ( طاولتك ) : ألق نظرة على الأشياء كيف تبدو حول مكتبك هل جهاز الهاتف في وضع مناسب ؟ هل الأشياء التي تستعمله دائماً قريبة منك ؟ هل كل ما تحتاجه تجده أم أنك دائماً تبحث عن قلم وورقة ؟

3-دليل الهاتف : هل تستعمل دليل الهاتف أو نظام البطاقة ؟ وذا لم يكن فاستعمل أحدهما ، واذا كنت تستعمل أحدهما فأنظر الى نظام عمله هل دائماً تستعمل مذكرة الهاتف أو تطلب معلومات للحصول على الأرقام ؟ وإذا كنت كذلك ، فإنك تضيع وقتاً ثميناً لا تخطط لإعادة طباعة كل بطاقة في دليل الهاتف أو إعادة كتابة كل الأرقام المتوفرة لديك في مذكرة التليفون القديمة الى الجديدة واذا فكرت بعمل ذلك فإنك لن تجد الوقت إنجازجها

بدلاً من أن تبدأ الآن أفتح بطاقة جديدة كلما طلبت مكالمة أو كانت المعلومات في مفكرتـك وستجد مفكرتك جاهزة للاستخدام ، اذا كانت طباعة البطاقات متعبة يمكنك تصوير المعلومات

4-حفظ الملفات : هل هنـاك مكان كافي للملفات أو أنها مكدسة داخل الخزانة ؟ اذا كانت الملفات مكدسة ، فحدد السبب هل تحتفظ بمعلومات غير مفيدة ؟ أو المكان غير كافي ؟ اذا كانت المشكلة هي عدم توفر المكان فتكلم مع رئيسك لايجاد خزانة أخرى للملفات تمكنك من أن تضع بها بعض الأوراق

- هل تمتلك تقويماً علمياً ؟

- هل رزنامتك بها فراغات مناسبة لمتابة ما تحتاج اليه ؟ هل هو الحجم المطلوب ؟ اذا كانت صغيرة ربما تفقدها على مكتبك ، أمااذا كانت كبيرة فربما أخذت حيزاً كبيراً أبقها قريبة منك بحيث اذا احتجت لتُعين موعداً ، فتستطيع أخذه بسهولة .